État des lieux › Mode d’emploi
Mode d’emploi
Tout se fait sur le téléphone, sur place. Comptez dix minutes pour le premier état des lieux, cinq ensuite.
1. Démarrer
- Inscription : votre nom, votre e-mail et votre mobile ; saisissez le code reçu par SMS, votre espace s’ouvre.
- Ouvrez le lien reçu par e-mail et choisissez votre mot de passe.
- Ajoutez l’application à l’écran d’accueil : Safari → Partager → « Sur l’écran d’accueil » (Android : menu ⋮ → « Ajouter à l’écran d’accueil »). L’application iPhone « État des lieux » (photos, travail sans réseau, scan des pièces sur un iPhone avec LiDAR) viendra bientôt sur l’App Store.
- Mon compte : indiquez le nom de l’expéditeur et l’adresse où arrivent les réponses. C’est tout : les e-mails partent à votre nom, sans rien régler d’autre.
- Se connecter avec Google ou Apple : dans Mon compte, « Relier mon compte Google » (ou Apple) ; ensuite « Continuer avec Google » sur la page de connexion suffit (le code de sécurité reste demandé).
- Rester connecté : sur votre téléphone ou votre ordinateur, cochez « Rester connecté sur cet appareil » à la connexion (cochée d’office dans l’application de l’écran d’accueil). Sur un appareil qui n’est pas le vôtre, laissez-la décochée : la connexion s’arrête à la fermeture du navigateur ou après 30 minutes sans activité, et rien n’est gardé sur l’appareil. Se déconnecter : en bas du menu, ou en haut de l’écran sur un ordinateur.
- Vos états des lieux restants sont affichés en haut de chaque page, avec « Acheter ». Après un paiement par carte depuis l’application de l’écran d’accueil, la page de paiement s’ouvre à part : une page « Paiement reçu » s’affiche, fermez-la pour revenir dans l’application.
2. Faire l’état des lieux
- ＋ Nouvel état des lieux : entrée ou sortie, le logement (ou un nouveau : adresse, désignation, meublé, propriétaire) et le locataire, dans une seule fenêtre.
- Pièce par pièce : pour chaque élément (sol, murs, plafond, menuiseries, équipements), touchez l’état (neuf, bon état, état d’usage, mauvais état, hors service), ajoutez un commentaire si besoin et des photos prises avec le téléphone.
- Compteurs (eau, électricité, gaz : numéro et index), clés remises, chauffage et eau chaude. Logement meublé : l’inventaire du mobilier.
- Tout est enregistré au fur et à mesure : vous pouvez fermer et reprendre plus tard. Un brouillon imprimé porte la mention « BROUILLON ».
- 🎤 Dicter : dans chaque pièce, touchez la zone de texte puis le micro du clavier, et décrivez ce que vous voyez. « Mettre dans les observations » ajoute votre texte tel quel.
3. Signer
- Sur place : chacun signe au doigt sur l’écran, l’un après l’autre.
- À distance : « Faire signer à distance ». Le locataire reçoit un lien par e-mail et son code de signature par SMS (cochez « Par SMS aussi » ; sans mobile, le code part par e-mail). Il lit le document et signe sur son téléphone.
- Le PDF signé part à chacun, avec un certificat : dates, heures, empreinte du document, canal du code.
Signature électronique simple (règlement européen eIDAS, articles 1366 et 1367 du Code civil). La signature et ses SMS sont compris dans le prix de l’état des lieux.
4. La sortie
Choisissez « Sortie » pour le même locataire : l’état des lieux d’entrée est repris, chaque élément affiche son état à l’entrée à côté de l’état constaté. Les dégradations se chiffrent sur la même page, après vétusté (durée de vie et âge de chaque élément), et donnent le montant que vous pouvez retenir sur le dépôt de garantie.
5. Le PDF et vos données
- Le PDF reprend vos informations : votre nom et votre logo (Logements → le propriétaire), toutes les pièces et les photos.
- ⤓ Données (dans l’état des lieux) : tout le contenu dans un fichier, pour l’importer dans votre logiciel de gestion.
- Les états des lieux restent consultables dans votre espace.
Agences et équipes
- Mon compte → Votre agence (offres Agence, à partir de 14,90 € par mois ; « Choisir » dans Mon compte) : nom, adresse, n° et lieu de délivrance de la carte professionnelle, garant financier, téléphone, e-mail et logo. Sur chaque PDF : votre logo en tête, « Représenté par » l’agence et le collaborateur, « Établi par ». Avec une offre Agence, les états des lieux sont illimités. Sans offre Agence, le PDF porte le propriétaire seul ; vos informations d’agence restent gardées.
- Mon compte → Mon équipe → Inviter un collaborateur : son nom, son e-mail et son rôle (agent ou responsable). Il reçoit un lien pour choisir son mot de passe, puis se connecte avec son e-mail.
- Les états des lieux sont partagés par l’équipe ; chacun garde le nom de celui qui l’a fait, et la liste se filtre par collaborateur. Le nombre d’états des lieux signés ce mois-ci s’affiche pour chacun.
6. Prix
Le premier état des lieux est offert. Ensuite : 5,90 € l’état des lieux, 9,90 € l’entrée + la sortie, 39,00 € les 10, ou l’offre Pro à 19,90 € par mois en illimité, sans engagement. Un état des lieux est compté une seule fois, quand il est signé ; les brouillons sont libres. Achat dans Mon compte. L’offre Pro se paie chaque mois automatiquement, par carte ou prélèvement bancaire (si proposé) : choisir l’offre ouvre la page de paiement, puis l’abonnement est renouvelé chaque mois tant que vous ne l’arrêtez pas (Mon compte → Mon abonnement). Si vous n’avez pas encore payé, le bouton devient « Offre Pro choisie : payer l’abonnement », avec « Annuler l’offre Pro (rester à l’unité) » ; une commande en attente s’annule aussi (« Annuler la commande ») ; la ligne en dessous indique si l’offre est à régler, active (jusqu’à quelle date) ou payée automatiquement.
Questions
Le locataire n’a pas d’e-mail ? Faites signer sur place, sur l’écran.
Modifier après la signature ? Un état des lieux signé ne se modifie plus : son empreinte figure au certificat.
Vous gérez aussi les loyers ? Loyer Malin gère les baux, les quittances et les relances (5 états des lieux par mois compris en Essentiel, non cumulables, puis 5,90 € l’état des lieux ; illimités en Confort). Une fois votre premier locataire, son bail et un premier état des lieux enregistrés (même en brouillon), il vous est offert 30 jours pour vous remercier de votre inscription : bouton « Activer mes 30 jours ». Pendant l’essai, vos états des lieux restent comptés comme avant (vos crédits sont gardés) et les SMS sont réservés aux offres payantes. Il s’ouvre à l’adresse du Registre (gestion…) ; vos états des lieux restent sur votre adresse État des lieux. Sans abonnement à la fin, le Registre repasse en fonctions grisées et vos données restent en place. Chaque page grisée dit ce qu’elle permet de faire et montre deux ou trois captures d’écran du logiciel (sur des données fictives), en version ordinateur ou téléphone selon votre appareil : touchez une image pour l’agrandir.
Un compte par numéro : l’inscription est vérifiée par un code SMS. Déjà inscrit ? Le formulaire vous renvoie par e-mail un lien pour vous connecter.
Une autre question ? Menu Messages de votre espace : l’équipe vous répond dans la même page et par e-mail. Réglages → Prise en main : chaque rubrique expliquée pas à pas. De Messages, le forum des utilisateurs (sous un pseudo, jamais votre e-mail).
Retrouver mon espace ? « Accès client » en bas de page : votre espace s’il est connu de l’appareil, ou son lien envoyé à votre adresse e-mail.